Hier eine Anfrage, dort ein Kostenvoranschlag und zwischendurch ein E-Mail vom Vorgesetzten. Das Update an die Kollegin zum aktuellen Projekt nicht zu vergessen.
Monatlich erhalten BüromitarbeiterInnen im Durchschnitt 400-600 E-Mails, wovon mindestens zwei Drittel eine rasche Antwort erfordern. Die E-Mailflut ist für einen Muttersprachler schon schwer zu bewältigen. Umso herausfordernder, wenn Deutsch nicht Ihre Muttersprache ist.
Hier neun Tipps, wie Sie Ihre E-Mails mit Einfachheit rasch bearbeiten können:
- Alternative
Im Bereich Kommunikation steht Effizienz an oberster Stelle. Die Antwort bedarf großen Erklärungsbedarf? Dann greifen Sie lieber zum Hörer und erledigen Sie die Angelegenheit in fünf bis zehn Minuten. Sie werden Missverständnisse vermeiden und Zeit sparen.
- Etikette und Wording
Jede Firma, jedes Unternehmen hat eine Unternehmenskultur und damit verbundenes Wording. Der Kundstamm soll von allen MitarbeiterInnen auf gleiche Weise angesprochen werden. Kennen Sie das Wording Ihres Arbeitsplatzes? Dies wird Ihnen Unsicherheiten ersparen.
- Betreffzeile
Kurz, prägnant und aufschlussreich sollte sie sein.
- Adressat
Denken Sie immer an die bzw. den EmpfängerIn in Bezug auf die Anrede, die Struktur und die bisherige Kommunikation mit ihr oder ihm. Wann, wo und mit welchem Medium wird sie bzw. er vermutlich das E-Mail lesen? Gestalten Sie Ihr E-Mail leserInnenfreundlich!
Notiz am Rande: In CC sollte man nur diejenige bzw. denjenigen setzen, der informiert werden soll, von dem allerdings keine Reaktion erwartet wird.
- Anrede
Je nach Branche und Vorgeschichte können „Sehr geehrte Frau…“, „Liebe Frau…“ oder ein informelles „Hallo“ passend sein. Investieren Sie lieber eine Minute mehr in eine adäquate Anrede, als Empörung beim „Gegenüber“ hervorzurufen. Auch beim fünften Kontakt kann eine nette Anrede nicht verkehrt sein.
- Fließtext
Um allen Beteiligten Zeit zu ersparen, machen Sie es kurz! Wenn Sie Ihr Anliegen höflich zu Beginn äußern, weiß die Leserin bzw. der Leser gleich, ob und welche Reaktion von ihr bzw. ihm erwartet wird.
- Emoticons
Die kleinen Smileys, die wir aus diversen Kurznachrichten im privaten Bereich kennen, sollten im Geschäftsbereich vermieden werden. Stattdessen schaffen positive Formulierungen automatisch eine positive Grundhaltung.
Notiz am Rande: Für die Kommunikation unter KollegInnen mit freundschaftlichem Verhältnis können durchaus Emoticons verwenden.
- Abschluss
Wie bei der Anrede kann hier je nach Branche, Wording etc. „Hochachtungsvoll“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Liebe Grüße“ angemessen sein.
- Korrektur (lesen lassen)
Das eigene E-Mail sollte man immer Korrektur lesen. Denn Rechtschreib- und Orthografiefehler können beim „Gegenüber“ als nachlässig oder inkompetent gewertet werden. Handelt es sich um ein besonders wichtiges E-Mail, können die KollegInnen um Hilfe gebeten werden.
Lassen Sie sich von der E-Mailflut nicht überrollen, sondern nehmen Sie das Ruder selbst in die Hand. Gern stehe ich Ihnen dabei mit Tipps und Tricks zu Seite. Nehmen Sie Kontakt mir mir auf.
